Dürfen Personaldossiers digital archiviert werden?

Es bestehen im Moment noch keine rechtlichen Vorschriften zur elektronischen Archivierung von arbeitsrechtlichen Dokumenten.

Die Verjährungsfrist aus einem Arbeitsverhältnis unterscheidet sich für den Arbeitgeber und des Mitarbeitenden. So verjähren Forderungen des Mitar­bei­tenden aus dem Arbeitsverhältnis bereits nach 5 Jahren. Jene des Arbeitgebers gegenüber dem Mitarbeitenden aber erst nach 10 Jahren, da er sich an die Verjährungsfrist aus dem Obligationenrecht zu halten hat.

Die kürzere Verjährungsfrist von 5 Jahren gilt nur für geldwerte Leistungen wie z.B. Lohn, Gratifikationen, Boni, Überstundenlohn, Lohnzuschläge, Ferienlohn, usw. Die längere Verjährungsfrist von 10 Jahren gilt für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, Begründung der Kündigung und mögliche Schadenersatz-, Genugtuungs- und Entschädigungsansprüche.

Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, die Personaldossiers weiterhin physisch zu füh­ren, da es keine klare rechtliche Regelung für die digitale Aufbewahrung gibt. Vor allem bei arbeitsrechtlichen Prozessen ist es wichtig, dass bestimmte Unter­la­gen in schriftlicher Form mit Originalunterschrift vorliegen.